Lista de control de los impuestos del empleador para el invierno 2016

 
La temporada de impuestos está por llegar y si su empresa cuenta con empleados, debe asegurarse de recordar fechas importantes para que no deje pasar pasos importantes para la declaración de impuestos laborales. A continuación presentamos una lista de control de las cosas que debe hacer durante el invierno del 2016 para cumplir con sus obligaciones con respecto a los impuestos salariales.   Por favor tenga presente que existen muchos detalles que deben ser tomados en cuenta cuando hace la declaración de impuestos y que algunos estados cuentan con sus propios requisitos. Un proveedor de nómina le puede ayudar a marcar todas las casillas de esta lista.  
 
 

Antes del 31 de enero

1. De a los empleados los Formularios W-2 

Los Formularios W-2 reportan los salarios individuales de los empleados. A los empleados se les da una copia y otra copia es completada para la Administración del Seguro Social (SSA, en inglés).

2. Complete un Formulario 941 y deposite cualquier ingreso no depositado, la seguridad social y los impuestos médicos. 

Los empleadores deben completar el Formulario 941, Declaración Federal Trimestral de Impuestos del Empleador, trimestralmente para reportar los salarios y los impuestos sobre la renta federal, la seguridad social del empleador y los empleados y el impuesto de Medicare.   
Los empleadores pequeños pueden tener la opción de presentar un formulario anual, el Formulario 944, en lugar de cuatro Formularios 941 trimestrales. (El IRS debe notificarle por escrito en el caso de que califique para utilizar el Formulario 944). 

3. Reporte cualquier impuesto FUTA utilizando el Formulario 9410

La Ley Federal de Impuestos para el Desempleo (FUTA, en inglés) estableció el  impuesto del empleador que financia el programa de desempleo federal, y cada empleador cubierto debe presentar el Formulario 940 anualmente para reportar los ingresos tributables pagados durante el año y reconciliar los depósitos trimestrales del impuesto FUTA. La responsabilidad del empleador para este impuesto comienza el 1 de enero del año en el cual ciertas condiciones son cumplidas. FUTA es estrictamente un impuesto del empleador, por lo tanto, no se permite deducir ninguna porción del salario de los empleados. 

4. Reporte cualquier impuesto federal fuera de la nómina  que haya sido retenido

¥ Pensiones (sección 401(k), sección 403(b), y planes gubernamentales sección 457(b) y anualidades. 
¥ Jubilación de la milicia 
¥ Ganancias provenientes de juegos de azar.
¥ Algunos otros pagos, como por ejemplo la compensación por desempleo, la seguridad social y los beneficios de jubilación de empleados ferroviarios de nivel 1, sujetos a retención voluntaria.  
¥ Pagos sujetos a  retención adicional de impuestos.
 

Antes del 15 de febrero

Solicite un nuevo Formulario W-4 a los empleados. La exención de retenciones del año anterior expira el 15 de febrero.  
El IRS señala que usted puede aplicar la exención de futuros salarios incluso si el empleado presenta un nuevo Formulario W-4 reclamando exenciones de retenciones después del 15 de febrero, pero insiste en que usted no reembolse los impuestos retenidos mientras que el  estado de exención no estuviera establecido.   
 

Antes del 28 de febrero

Presente la información y  los ingresos del empleador en papel:
1. Reporte a la SSA los ingresos de los empleados en papel, enviando los Formularios W-2 y W-3 que recogió de los empleados.
2. Presente la Copia A de todos los Formularios 1099 en papel con el Formulario 1096 para reportar cualquier otro tipo de ingreso, como por ejemplo intereses, dividendos, etc.  
3. Presente el Formulario 8027 Declaración informativa anual del empleador de ingresos provenientes de propinas y distribución de propinas en papel antes el IRS. 
 

Antes del 31 de marzo

Presente la información y los ingresos del empleador en línea:
1. Presente los Formularios W-2 de manera electrónica. Remítase al sitio de información e instrucciones para el empleador para completar el  Formulario W-2 de la SSA para más información.  
2. Presente los Formularios  1099 y 8027 para reportar ingresos provenientes de propinas y distribución de propinas. Puede utilizar el  sistema de presentación electrónica de declaraciones informativas (Filing Information Returns Electronically System, o FIRE, por sus siglas en inglés) del IRS para hacerlo.  
 

Inmediatamente (Si no la ha hecho antes de finalizar el año)

1. Envíe los Formularios W-4 a los empleados
2. Ordene los Formularios W-2 y W-3 para el presente año tributario a la IRS. (Mantener una hoja de cálculo de los formularios, beneficiarios, cantidades y fechas de envío de todos los años le puede ayudar a agilizar esta tarea). 
3. Regístrese con la SSA para obtener un número de identificación personal si va a presentar los Formularios W-2 de manera electrónica.  
4. Verifique en el sitio web del IRS para asegurarse de que cuenta con los Formularios  941, 940, 944, y 945 más recientes. 
 
Esta lista de control no pretende ser exhaustiva y no todos los  apartados pueden aplicar para su negocio en particular. También existen requisitos tributarios específicos de algunos estados que deben tomarse en cuenta. Un proveedor de nómina le puede ayudar a personalizar su propia lista y así cumplir con sus responsabilidades de reportes y salarios de final de año.  
 
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