4 Razones por las que subcontratar el pago de nómina debería ser prioridad en 2017

 

Si en la actualidad usted mismo maneja su nómina, podría estar haciendo más trabajo del que debería – y sometiendo su proceso a errores que podrían evitarse. Desde la creación de registros de impuestos hasta asegurarse de que las declaraciones y pagos se hacen a tiempo, el manejo de la nómina requiere de tiempo y atención por parte de los administradores. El más mínimo error puede generar grandes penalidades y multas, así como la posibilidad de crear tensiones entre el empleador y el empleado. A continuación, algunos de los errores que puede cometer cuando decide manejar la nómina usted mismo y las razones por las cuales podría ser tiempo de que considere subcontratar este proceso.

Usted mismo tiene que generar reportes

Cuando usted subcontrata el pago de nómina, la compañía que usted usa le puede ofrecer un paquete de información sobre lo que se requiere para incorporar a los empleados al sistema de nómina. Muchos proveedores de pago de nómina también le pueden ayudar con los reportes necesarios para nuevos empleados. Su compañía debe aplicar al IRS para obtener un número de identificación de empleador (EIN, por sus siglas en inglés). En cada paso, desde la configuración del sistema de pago de la compañía, hasta asegurarse de que cada empleado ha sido ingresado correctamente en el sistema – requiere de un gran entendimiento de los requisitos del pago de nómina.

Los impuestos son difíciles de organizar y mantener

Además de la configuración inicial, los impuestos traen varios retos. Si usted decide hacer el pago de nómina por su cuenta, es importante que pague y reporte sus impuestos de forma correcta y a tiempo. Sin embargo, entender las regulaciones de impuestos federales, estatales y locales –además de asuntos como el Seguro Social y Medicare – y cómo las deducciones individuales de cada empleado pueden tener un impacto en esos impuestos, puede ser un reto. Los impuestos se deben configurar de forma correcta antes de que los empleados reciban su pago inicial. Mantener su propia nómina también significa que debe manejar las declaraciones de impuestos y los pagos de las retenciones de los empleados y el impuesto por empleo y los de la compañía en general. Los pagos se pueden hacer cada trimestre o poco después de cada pago de nómina. Atrasarse o declarar o pagar incorrectamente puede crear dolores de cabeza en administración y puede llevar a penalidades y cargos por interés.

Manejar los beneficios de los empleados

Muchas compañías ofrecen una serie de beneficios a sus empleados y las contribuciones de deben deducir de la nómina. Con frecuencia, esta es una tarea compleja. Por ejemplo, su compañía puede ofrecer múltiples planes médicos, cada uno con distintas contribuciones de los empleados. Esas contribuciones son a la vez afectadas por el estatus del empleado -están obteniendo cobertura individual o también cubren a su cónyuge y familia- así como de los niveles de salario. Algunas organizaciones hacen sus contribuciones por niveles dependiendo de la compensación, de modo que los empleados que ganan más, pagan más. Cabe destacar que los empleadores no pueden discriminar contra empleados que realizan las mismas funciones, pero que tal vez reciben pago diferente. Es posible que estos cálculos se tengan que hacer sobre diferentes tipos de beneficios: seguro médico, seguro dental, contribuciones al retiro, seguro de vida y más. Subcontratar el manejo de la nómina ayuda a asegurar que sus deducciones están alineadas, que lo que se está ofreciendo cumple con las regulaciones y que los pagos a los proveedores se hacen a tiempo para evitar interrupciones en la cobertura de beneficios.

 

Los errores son costosos y afectan negativamente la moral de los empleados

Pocas cosas son tan frustrantes para los empleados como los errores en el pago de nómina que tienen un efecto de grandes proporciones. Por ejemplo, un error en la deducción de impuestos estatales puede requerir una inesperada y considerable deducción de impuestos en el último cheque de un empleado, que puede a su vez coincidir con las fiestas de fin de año. Un empleado puede verse en apuros para pagar sus cuentas y tener dinero para gastar durante las fiestas. Los errores en nómina pueden afectar negativamente a sus empleados y resultar en tensiones entre empleador y empleado. No permita que un simple error administrativo tenga un efecto negativo en el pago de salario a sus empleados.

Pagar la nómina de forma acertada puede quitarle mucho tiempo que en realidad necesita para hacer funcionar su negocio. Sin embargo, el pago de nómina es definitivo para sus operaciones, desde mantener a su equipo feliz, hasta cumplir con las leyes tributarias. Subcontratar el pago de nómina es una estrategia que puede ayudar a las compañías a cumplir con las regulaciones y liberar su capital humano para lograr más objetivos.